日程調整は手間がかかる…
候補日を伝えているのに返信が来なくて他の予定が入れられない…
日程調整に対して、誰もが一度は不満やストレスを感じたことがあるのではないでしょうか。
ビジネスを進める上でクライアントや社内メンバーとの打ち合わせは大切ですが、日程調整する人数が多かったり、
予定がいつも埋まっている方がいたり、複数の会社が絡むと日程調整の煩雑さはさらに増加します。
日程調整にかける時間は一般的に、
- 1件あたり10〜20分かかる
- 1日2件の日程調整をすると、社員1人あたり年間で約120時間（約15日分）を浪費
と言われています。
このムダな時間を劇的に効率化するサービスが、日程調整ツール。
筆者自身も日程調整ツールに出会ってから、日程調整が劇的に効率化。調整に割く時間が体感で10分の1程度になりました。
本記事では、ビジネス利用に適した日程調整ツールとして評判が高い「TimeRex」「eeasy」に絞って比較しながら紹介します。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、打ち合わせや会議などのスケジュール調整を効率化するツールのこと。
ビジネスで相手と日程調整をする場合、自分の空き時間を確認し、候補日程を複数用意して相手に連絡をしますよね。相手からの返信が来るまでは複数の予定を仮押さえしておかなければならず、候補日程の都合が合わない場合は再度調整する必要があります。
この日程調整にかけている時間は、社員1人につき年間120時間も費やしていると言われています。
このムダな時間を極限まで削減し、効率化できるのが日程調整ツールです。
日程調整ツールが優れているところ
誰もが煩わしいと感じる、日程調整。
日程調整ツールがあれば下記の不満を解決できます。
- 日程候補のリストアップが手間
- 候補日時を送ったのに返信がない
- 仮押さえの日程が増えて、別予定の日程調整が立てにくい
- Web会議のURLを送り忘れてしまった
- 日時を間違えて予定登録してしまった
日程調整ツールの便利さを実感するシーン
筆者はクライアントとの打ち合わせ日程の調整用途をメインに利用しており、調整にかかっていた時間が10分の1程度になりました。何より日程調整に関するストレスがなくなったことが一番うれしいですね。
日程調整ツールは、クライアントとの調整以外にも、スケジュール調整が必要な部門やシーンで活用できます。
代表的な部門やシーンをいくつか紹介します。
営業・マーケティング部門
打ち合わせ日時の重複を避けるために、候補日をわけたり、日程をリストアップする必要がなくなります。日程調整における配慮が一切不要。自分も調整時間が削減できますが、相手も希望日時を選ぶだけなのでストレスフリー。
例えば、Webサイトから資料請求をした見込み客に、メールでデモンストレーションやお打ち合わせの打診をする場合も、日程調整URLを送るだけ。仮押さえする必要もなく、複数人とパラレルで日程調整ができます。
採用面接
採用面接のスケジュール調整って、とても大変ですよね。
候補者ひとりひとりとパラレルで日程調整を進めなければならないため、膨大な時間がかかります。
日程調整ツールがあれば、面接用URLを候補者に送るだけ。劇的に効率化できます。
自社サイトで予約受付
自社サイト内に、「個別相談の日程を選ぶ」といったボタンを設置し、そのボタンから予約受付ページのURLに遷移させるだけで打ち合あわせ受付が可能です。
日程調整ツールによってはAPI連携できるものもあります。
ビジネス用途で必要な機能は？日程調整ツールの比較ポイント
日程調整ツールをビジネス利用で選ぶ際のポイントを紹介します。
1. 連携したいカレンダーは？（カレンダーへの自動登録）
自分が使用しているカレンダーが対応していなければ、日程調整ツールによる効率化の恩恵を享受できません。Googleカレンダー、Outlook予定表がメジャーなカレンダーのため、対応している日程調整ツールも多いです。その他のカレンダーを使用している場合は、対応している日程調整ツールを探すことが先決です。
2. 日程調整後、カレンダー自動登録ができるか？
カレンダー自動登録機能は、相手が日程を選択すると、自動で自分のカレンダーに登録される機能のこと。メールやチャットツールで打ち合わせ日時が決まったら、カレンダーに登録するという作業がなくなります。日程が決まった瞬間にカレンダーに自動登録されるため、予定がバッティングすることもありません。
3. 連携可能なWeb会議は？（Web会議URLの自動発行）
Web会議連携機能は、相手が日程を選択すると、自動でWeb会議URLが発行できる機能のこと。Web会議URLの発行は地味に手間がかかるもの。また、Web会議URLの送り忘れも防止できます。
ほとんどの日程調整ツールが、Zoom／Google Meet／Teamsに対応していますが、自分が使用するWeb会議が対応しているツールを選ぶことをおすすめします。
4. 日程調整の頻度は？
日程調整ツールの中には、「月に何回まで無料」といった料金プランがあります。日程調整の頻度が少ない場合は料金プランの選択肢が広がる場合があります。
5. チームメンバーのスケジュールを考慮した日程調整ができるか？
チームで使用できる予約受付ページの作成機能とは、チームメンバーが空いている日程のみを予約受付ができる機能のこと。
例えば、社内メンバー2人と社外の1人で打ち合わせを行いたい場合、社内メンバー2人とも空いている日程だけを候補日時として相手に提示することができます。会社に所属していると、複数人の予定を合わせなければならない場面は多いのではないでしょうか。その場合は、この機能は必須と言えます。
ビジネス利用で代表的な日程調整ツール「TimeRex」と「eeasy」の主要機能比較
日程調整ツールは、海外製では「Calendly」「YouCanBookMe」など、国内製では個人運営しているサービス、プライベートよりの「調整さん」「LINEスケジュール」、個人事業主から大企業まで仕事利用に適した「TimeRex」「eeasy」「waaq Link」「biskett」などさまざま。実に20種類以上あります。
ここでは、機能とコストのバランスに優れ、導入企業数も多い代表的な日程調整ツール「TimeRex」と「eeasy」について主要機能を比較します。
| TimeRex | eeasy | |||
| 運営会社 | ミクステンド株式会社 | 株式会社Ｅ４ | ||
| プラン名 | フリー | ベーシック | 個人プラン | 法人プラン |
| 連携カレンダー | Googleカレンダー／Outlook予定表 | Googleカレンダー／Outlook予定表 | G Suite／Microsoft 365 | |
| 日程調整カレンダー数 | 1 | 無制限 | 1 | 無制限 |
| 連携可能なWeb会議 | Zoom／Google Meet／Teams | Zoom／Google Meet／Teams／Skype | Zoom／Google Meet／Teams | |
| 調整相手 | ユーザーでなくても利用可能 | |||
| 移動時間の設定 | ○ | |||
| 3社以上の日程調整 | – | ○ | ||
| 日程確定後のメール通知 | ○ | |||
| チームで使用できる予約受付ページの作成 | – | ○ | – | オプション ※9,800円／月〜 |
| 無料プランの制限事項 | 予約受付ページは1つのみ | – | 簡易的な予約受付ページのみ（平日／土日／祝日単位での設定のみ） | – |
| 価格 | 無料 | 750円／月 | 無料 ※「予約受付ページ」をカスタムで作りたい場合は、750円／月 |
850円／月 ※日程調整が月に6回以上の場合。5回までは無料 |
※2021年11月17日現在。筆者調べ
導入前に、無料トライアル／無料プランで確認するのがおすすめ
主要機能の比較表は上述のとおりですが、UIの使い勝手や細かい機能は、実際に使用してみないとわかりません。
自分が普段行っている日程調整の場面を想定して、ツールを試してみることをおすすめします。
自社に用途にあう日程調整ツールは？おもな着眼点
導入に向けては、より具体的なシーンを想定しながら検討することをおすすめします。
- グループでの打ち合わせが多い（自社からの参加者が複数）場合は、TimeRexの価格体系がシンプル、かつ安価になりやすい
- チームで使用できる予約受け付けページを無制限に作ることができるため
- ビジネス用途では、フリープラン・個人プランは推奨しない
- チームで使用できる予約受け付けページが作れないため
- 30分打ち合わせ用、60分打ち合わせ用などの複数の日程調整のカレンダーを作れないため非効率になる
- 時間をかけて悩んで比較するよりも、とりあえず試しに使ってみると良い
- 使い勝手は無料プランで確認できる
- 大きな金額ではなく、初期費用もかからず、スイッチングコストが低いため
- 3社以上での日程調整機能が必要か否かは、頻度で判断すること
- 月に数回レベルであれば、目を瞑っても良い
日程調整ツールを利用して、生産性をあげよう
本記事では、おすすめの日程調整ツールとメリットや選び方、代表的なサービスの比較を紹介しました。
筆者は社外の方との打ち合わせが毎月40回以上あります。このうち約90%を「TimeRex」で自働化しました。
毎月13時間かけていた日程調整の時間が、1時間に削減。
稼働時間ベースに換算すると、実に1.5日分の時間を確保しました。
日程調整ツールは、シンプルな機能に特化したタイプや便利な機能がついたタイプなどさまざまあります。
利用するシーンや人数、目的に応じて利用するツールを選ぶことをおすすめします。
免責事項
本記事の内容は、筆者が実際にそれぞれのサービスを利用した経験を元に執筆したものです。機能については可能な限り調査をしていますが、その正確さを保証するものではありません。それぞれの製品はアップデートにより仕様が変わる場合があります。また実装はされているものの気が付かなかった機能がある可能性があります。
また、実際の使い心地等、個人の主観に依存する内容が記載されています。上記の情報はあくまでユーザーの１つの意見として参考程度にするにとどめてください。